Jakich tematów nie poruszać w służbowych mailach?

Jacy jesteśmy w kontaktach ze współpracownikami, kolegami, czy nawet przyjaciółmi z pracy? O czym rozmawiamy? Jakich tematów służbowych unikamy? A czy wiecie czego unikać kiedy korzystacie ze służbowej skrzynki email?

Naczelna zasada, która powinna Wam przyświecać w korzystaniu ze służbowego adresu email jest taka, że używamy go tylko i wyłącznie do komunikacji w sprawach służbowych. Jest to przecież nasza służbowa skrzynka email. Czy nam się to podoba czy nie należy ona do naszego pracodawcy, podobnie jak komputer, na którym jest zainstalowana czy też biurko, na którym ów komputer stoi. Nie ma czegoś takiego jak ochrona korespondencji służbowej. W związku z tym, w każdej chwili nasza firmowa korespondencja może zostać przejrzana!

Ci z Was, którzy właśnie teraz się lekko spocili …. Mają szansę na naprawienie swoich błędów w przyszłości. Pamiętajcie, że nawet żartobliwa lub dwuznaczna wypowiedź na temat naszego przełożonego może zostać zinterpretowana na niekorzyść jej autora. Takie lekkomyślne traktowanie poczty służbowej może naprawdę zaszkodzić karierze. Na pewno jej nie ułatwi!

Oto kilka tematów, których nigdy, przenigdy nie powinniście poruszać w mailach wysyłanych ze służbowego adresu.

Sprawy prywatne i intymne

Zapewne zdajecie sobie sprawę z tego, że nie należy o nich głośno opowiadać w pracy. Czym innym jest oczywiście stwierdzenie, że mamy chorego na grypę męża (szczerze współczujemy tej dramatycznej sytuacji! J), czym innym jednak opowiadanie szczegółów naszej sobotniej imprezy lub ostatniej randki. Pisanie o tych wydarzeniach w wiadomościach wysyłanych ze służbowej skrzynki email jest po prostu niewłaściwe. Ponadto może naprawdę zaszkodzić autorowi takiej opowieści. Szczególnie jeśli ów wołałby, aby wydarzenia opisane w mailu nie stały się historią, która krążą po całej firmie i w obiegu kilku kilometrów od niej. Jeśli chcemy się zwierzyć – zróbmy to po pracy lub przy pomocy prywatnego adresu email.

Plotkowanie

Plotkowanie samo w sobie jest bardzo nieładnym procederem i niebywale niebezpiecznym w skutkach. Tym, którzy nie zdają sobie sprawy z tego jaka może być siła plotki polecamy francuski film z 2001 r. – „Plotka”. Nawet jeśli plotka dotyczy kogoś zupełnie niezwiązanego z twoim miejscem pracy, najlepiej nie poruszać tych tematów w służbowej poczcie. To nie najlepiej świadczy o nadawcy maila. Nigdy nie możecie być pewni tego kto, oprócz adresata maila, przeczyta wiadomość i w jaki sposób ją zrozumie. Ponadto plotki charakteryzują się tym, że wraz z upływem czasu i ilości osób je powtarzających przybierają one przeróżne wersje, jakże różne od pierwotnej. Jedno wiemy na pewno – szybko wychodzi na jaw kto jest ich autorem lub tubą nagłaśniającą.

Opinie o współpracownikach, komentarze do ich zachowania, ubioru itd.

Uwaga: nawet jeśli Twoją intencją jest pochwalenie kogoś ze współpracowników - nie pisz w e-mailach, jak oceniasz daną osobę. Forma pisana opinii, jest niebezpieczna – zawsze może zostać odczytana na opak. Szczególnie jeśli jest skrótowa, emocjonalna. Czytający nie widzi Twoich emocji, nie widzi Twojej mimiki. Jeśli nie jesteś pracownikiem działu HR, opiniowanie współpracowników nie należy do Twoich zadań, obowiązków - nie powinieneś wygłaszać opinii o współpracownikach. Oczywiście wyjątkiem jest sytuacja, w której zostaniesz o to poproszony. Stanowczo odradzamy też używanie służbowej skrzynki email do komentowania ubioru, fryzury, nowej sukienki, spodni, marynarki kogoś z współpracowników.

Narzekanie i krytykowanie

Wszyscy czasem narzekają. Na męża, żonę, dzieci, polityków… i wreszcie na pracę, szefa, koleżankę z pracy, brak papieru w toalecie lub zepsuty ekspres do kawy… Nie namawiamy Was o tego, aby to całkowicie wyeliminować. Wiemy, że to trudne do zrobienia. Jednak zdecydowanie odradzamy narzekanie i krytykowanie przy pomocy służbowej poczty email.

Tematy newralgiczne i poufne

Być może niektórzy z Was będą zdziwieni, ale również niektóre służbowe sprawy nie powinny być omawiane w mailach. To, co mamy w skrzynkach pocztowych nigdy nie jest w 100% chronione. A zatem poufne sprawy naprawdę powinny być omawiane na żywo lub przez telefon, nie przez e-maile.

Na koniec przypominamy: oprócz faktu, że służbowa skrzynka email należy do pracodawcy, który w każdej chwili może przeczytać jej zawartość jest jeszcze jedna ważna kwestia, która powinna Was powstrzymać od poruszania wyżej wymienionych tematów w służbowych mailach: w dzisiejszych czasach wszyscy już wiemy, że kwestia włamania się na pocztę nie jest wcale tak trudna i niestety nie należy do rzadkości.