Tematy, których nie powinieneś poruszać w służbowych mailach

Jacy jesteśmy w kontaktach ze współpracownikami, kolegami, czy nawet przyjaciółmi z pracy? O czym rozmawiamy? Jakich tematów służbowych unikamy? Prawdopodobnie nie poruszacie publicznie tematów mogących stanowić tajemnice służbowe? Zakładamy też, że nie obgadujecie publicznie szefa? Spotykając się w firmowej kuchni, czy stołówce chyba raczej nie opowiadacie swoim współpracownikom szczegółów swojego prywatnego życia? … To dobrze! Ale czy pamiętacie o tych zasadach kiedy korzystacie ze służbowej skrzynki email? Nie? Koniecznie przeczytajcie ten tekst!

Naczelna zasada, która powinna Wam przyświecać w korzystaniu ze służbowego adresu email jest taka, że używamy go tylko i wyłącznie do komunikacji w sprawach służbowych. KROPKA. Jest to przecież nasza służbowa skrzynka email. Czy nam się to podoba czy nie, należy ona do naszego pracodawcy, podobnie jak komputer, na którym jest zainstalowana, czy też biurko, na którym ów komputer stoi. Nie ma czegoś takiego jak ochrona korespondencji służbowej. W związku z tym, w każdej chwili nasza firmowa korespondencja email może zostać przejrzana!

Ci z Was, którzy właśnie teraz się lekko spocili …. mają szanse na naprawienie swoich błędów w przyszłości. Pamiętajcie, że nawet żartobliwa lub dwuznaczna wypowiedź na temat naszego przełożonego może zostać zinterpretowana na Waszą niekorzyść. Takie lekkomyślne traktowanie poczty służbowej może naprawdę zaszkodzić karierze. Na pewno jej nie ułatwi….

Oto kilka tematów, których nigdy, przenigdy nie powinniście poruszać w emailach wysyłanych ze służbowego adresu.

Sprawy prywatne i intymne

Zapewne zdajecie sobie sprawę z tego, że nie należy o nich głośno opowiadać w pracy. Czym innym jest oczywiście stwierdzenie że mamy chorego na grypę męża ( który zapewne myśli o spisaniu testamentu… szczerze współczujemy tej dramatycznej sytuacji! J), czym innym natomiast opowiadanie szczegółów naszej sobotniej imprezy - suto zakrapianej wzmocnionymi trunkami - lub ostatniej randki. Skoro już to wiecie to powinniście też pamiętać, że pisanie o tych wydarzeniach w wiadomościach wysyłanych ze służbowej skrzynki email jest równie niebezpieczne i przede wszystkim niewłaściwe. Szczególnie jeśli życzymy sobie, by nie stały się one historiami, które krążą po całej firmie i w obrębie kilku kilometrów od niej …z podaniem szczegółów wydarzeń oraz nazwisk ich bohaterów. Jeśli chcemy się zwierzyć – zróbmy to po pracy lub przy pomocy prywatnego adresu email.

Plotkowanie

Plotkowanie samo w sobie jest bardzo nieładnym procederem i niebywale niebezpiecznym w skutkach. Tym z Was, którzy nie zdają sobie sprawy z tego, jaka może być siła plotki polecamy francuski film z 2001 r. – „Plotka”.

Nawet jeśli plotki dotyczą osób zupełnie niezwiązanych z twoim miejscem pracy, najlepiej nie poruszać tych tematów w służbowej poczcie. To nie świadczy o nas najlepiej. Nigdy nie możecie być pewni kto, oprócz adresata emaila, przeczyta wiadomość i w jaki sposób ją zrozumie. Ponadto plotki charakteryzują się tym, że rozchodzą się w coraz bardziej dziwacznych, zmodyfikowanych wersjach. Jedno wiemy na pewno – szybko wychodzi na jaw kto jest ich autorem lub tubą nagłaśniającą.

Opinie o współpracownikach, komentarze do ich zachowania, ubioru…czegokolwiek.

Uwaga: nawet jeśli Twoją intencją jest pochwalenie kogoś ze współpracowników - nie pisz w emailach, jak oceniasz daną osobę. Forma pisana opinii jest niebezpieczna – zawsze może zostać odczytana na opak. Szczególnie jeśli jest skrótowa, emocjonalna. Czytający nie widzi Twoich emocji, nie widzi Twojej mimiki.

Jeśli nie jesteś pracownikiem działu HR, opiniowanie współpracowników nie należy do Twoich zadań, obowiązków - nie powinieneś wygłaszać opinii o współpracownikach. Oczywiście wyjątkiem jest sytuacja, w której zostaniesz o to poproszony. Stanowczo odradzamy też używanie służbowej skrzynki email do komentowania ubioru, fryzury, nowej sukienki, spodni, marynarki współpracowników…. Ujmiemy to tak: takie zachowanie ma bardzo niską wartość etyczną!

Narzekanie i krytykowanie

Wszyscy czasem narzekają. Na męża, żonę, dzieci, politykę… i wreszcie na pracę, szefa, koleżankę z pracy, brak papieru w toalecie lub zepsuty automat do kawy… Nie namawiamy Was do tego, aby to całkowicie wyeliminować…wiemy, że się nie da. Jednak zdecydowanie odradzamy narzekanie i krytykowanie przy pomocy służbowej poczty email. Pamiętajcie - każda, nawet pozornie niewinna rzecz może zostać w pewnym momencie wykorzystana przeciwko wam.

Tematy newralgiczne

Być może niektórzy z Was będą zdziwieni, ale również niektóre służbowe sprawy nie powinny być omawiane w emailach. To, co mamy w skrzynkach pocztowych, nigdy nie jest w 100% chronione. A zatem poufne sprawy polecamy omawiać na żywo lub przez telefon, nie przez emaile.

Na koniec przypominamy: oprócz faktu, że służbowa skrzynka email należy do pracodawcy, który w każdej chwili może przeczytać jej zawartość, jest jeszcze jedna ważna kwestia, która powinna Was powstrzymać od poruszania wyżej wymienionych tematów w służbowych mailach – w dzisiejszych czasach wszyscy już wiemy, że kwestia włamania się na pocztę nie jest wcale tak trudna i niestety nie należy do rzadkości.